„Die Anfrage kam Freitagabend. Am Montag hatte der Kunde schon woanders zugesagt.“
Unter der Woche bist du beim Kunden, abends zu müde. Die Mail wartet, bis jemand Zeit hat.
Der Auftrag geht an den, der zuerst antwortet.
Prozessoptimierung für inhabergeführte Unternehmen
Schluss mit Zettelwirtschaft.
In sechs Wochen läuft dein Büro ohne dich.
Anfragen beantworten, Angebote schreiben, nachfassen: Jede Woche gehen Stunden für Arbeit drauf, die immer gleich abläuft. Wir richten sie so ein, dass sie ohne dich passiert.
Kennst du das?
Der Betrieb läuft. Das Büro läuft hinterher.
Kein einzelnes davon ist ein Drama. Zusammen kosten sie jede Woche einen Arbeitstag, deinen Feierabend und Aufträge, von denen du nie erfährst.
„Das Angebot ist raus. Seitdem: nichts. Nachfassen wollte ich eigentlich.“
Der Zettel liegt irgendwo im Auto. Du willst nicht aufdringlich wirken, der Kunde hat es auch vergessen.
Fertig kalkulierte Aufträge versanden.
„Name, Adresse, Positionen: Das tippe ich für jeden Auftrag dreimal ab.“
Aus der Mail ins Angebot, aus dem Angebot in die Rechnung, von da zum Steuerbüro. Jedes Mal kann ein Tippfehler passieren.
Arbeitszeit, die dir niemand bezahlt.
„Dass zwei Rechnungen seit Wochen offen sind, merke ich erst am Kontostand.“
Mahnen ist unangenehm und fällt deshalb gern unter den Tisch. Bis Lohn und Material fällig sind.
Dein Geld liegt beim Kunden.
„Der Kunde ruft an und fragt nach dem Stand. Und ich muss erst in Mails, Ordnern und Zetteln suchen.“
Wissen steckt in deinem Kopf, im Postfach der Kollegin und auf dem Block im Auto.
Unterbrechung, Suche, Rückruf. Jeden Tag.
„Die jährliche Wartung war fällig. Gemerkt hat es der Kunde, nicht wir.“
Wartungen, Prüftermine, Garantien: steht alles irgendwo. Nur erinnert dich niemand.
Folgeaufträge, die von selbst kämen.
Rechner
Was dich die Routine heute kostet.
Schieb die Regler auf deine Werte. Wir rechnen vorsichtig: Nicht alles läuft automatisch, und Prüfen bleibt bei dir.
Dein Betrieb
10 Std.
Anfragen, Angebote, Rechnungen: alles, was jede Woche gleich abläuft. Für dich und dein Büro zusammen.
65 €
Dein Stundensatz beim Kunden oder die Kosten einer Bürokraft.
12
4.000 €
276 Std.
bekommst du pro Jahr zurück
6,9
Arbeitswochen à 40 Stunden
17.940 €
Wert dieser Zeit pro Jahr
7
zusätzliche Aufträge pro Jahr durch Nachfassen
28.000 €
zusätzlicher Umsatz pro Jahr
Beispielrechnung, keine Zusage. Angenommen: 60 % der Routine laufen automatisch, 46 Arbeitswochen im Jahr, und eines von zwanzig Angeboten wird zusätzlich zum Auftrag, weil konsequent nachgefasst wird. Was bei dir herauskommt, klären wir im Erstgespräch.
So funktioniert's
Etwas passiert. Der Rest läuft von selbst.
Jeder Ablauf im Büro hat einen Auslöser und eine Reaktion. Heute bist die Reaktion du. Wir legen sie einmal fest, ab dann läuft sie jedes Mal.
Immer wenn eine Anfrage über die Website reinkommt , dann bekommt der Kunde sofort eine Antwort mit Terminlink
1 · Der Auslöser
Etwas passiert: Eine Mail kommt rein, ein Kunde sagt zu, ein Datum rückt näher, eine Zahlung bleibt aus.
2 · Der Ablauf
Wir legen einmal fest, was dann passiert. Genau so, wie du es heute von Hand machst, nur ohne dich.
3 · Das Ergebnis
Die Antwort ist raus, die Rechnung vorbereitet, der Termin steht. Du siehst es und kannst weitermachen.
Du behältst die Kontrolle. Was heikel ist, etwa Angebote oder Mahnungen, landet vorher bei dir. Ein Klick, und es geht raus.
Beispiele aus dem Alltag
Fünf Abläufe, die von selbst laufen.
Jedes Beispiel zeigt Schritt für Schritt, was passiert. Die Uhr zählt mit, wie viel Zeit dich das noch kostet. Typische Betriebe, realistische Richtwerte.
01 · Anfragen
Keine Anfrage bleibt mehr übers Wochenende liegen.
Wer zuerst ordentlich antwortet, bekommt den Auftrag. Heute hängt das davon ab, wann du ins Postfach schaust. Danach antwortet das System in einer Minute, der Kunde bucht selbst.
Beispiel Tischlerei, 8 Mitarbeiter: Eine Kundin will einen Einbauschrank
fürs Dachgeschoss. Sie schreibt Freitagabend drei Betrieben. Wer antwortet, bevor sie am
Montag telefoniert?
- bis zur ersten Antwort statt 3 Tage
- 1 Min.
- deiner Zeit pro Anfrage statt 33 Min.
- 3 Min.
Deine Zeit0 Min.
- Formular
- Kundenkarte
- Sofort-Antwort
- Termin gebucht
- Du prüfst
02 · Angebote & Nachfassen
Kein fertiges Angebot versandet mehr.
Ein Angebot zu schreiben kostet Zeit. Es zu vergessen kostet den Auftrag. Danach baut das System den Entwurf aus Daten, die schon da sind, und fasst in festen Abständen nach.
Beispiel Sanitär- und Heizungsbetrieb: Badsanierung, Angebot über
18.400 €. Der Kunde ist interessiert, hat aber Urlaub und dann andere Sorgen. Ohne
Nachfrage wird aus „eigentlich ja“ ein „ach, später mal“.
- deiner Zeit pro Angebot statt 50 Min.
- 8 Min.
- Nachfass-Kontakte, ohne dran zu denken
- 2 von 2
Deine Zeit0 Min.
- Daten da
- Entwurf & Freigabe
- Tag 4: Nachfrage
- Tag 10: Anruf
- Zusage
03 · Rechnungen & Zahlungen
Rechnungen schreiben sich. Offene fallen sofort auf.
Aus dem angenommenen Angebot wird die Rechnung, ohne Abtippen. Zahlungseingänge gleicht das System selbst ab. Bleibt etwas offen, liegt die Erinnerung bereit, bevor es unangenehm wird.
Beispiel Metallbau, 6 Mitarbeiter: Rund 40 Rechnungen im Monat. Die
Inhaberin gleicht jeden Freitag Kontoauszüge mit einer Excel-Liste ab und sammelt am
Monatsende Belege für das Steuerbüro.
- bis eine offene Rechnung auffällt, statt 5 Wochen
- 14 Tage
- Belege sortieren am Monatsende
- 0 Min.
Deine Zeit0 Min.
- Rechnung per Klick
- Zahlung erkannt
- Erinnerung
- Steuerbüro
04 · Kundenüberblick
„Wie ist der Stand?“ in einer Minute beantwortet.
Heute steckt das Wissen im Kopf, im Postfach und bei der Kollegin. Danach hängt alles an einer Kundenkarte, und der Kunde hört bei jedem Schritt von selbst. Viele Nachfragen entstehen gar nicht erst.
- Mails, WhatsApp und Anrufnotizen hängen automatisch an der Kundenkarte0 Min.
- Bei jedem Schritt bekommt der Kunde eine kurze Nachricht: „Ihre Fenster sind da, Montage am 14.11.“0 Min.
- Ruft doch jemand an: Karte auf, alles da1 Min.
- pro Stand-Nachfrage statt 17 Min.
- 1 Min.
- statt Postfach, WhatsApp, Notizbuch und Kollegin
- 1 Ort
05 · Fristen & Wartungen
Folgeaufträge, die sich von selbst melden.
Wartungen, Prüftermine, Garantien: Umsatz, der fest kommen könnte und trotzdem liegen bleibt. Danach merkt sich das System jede Frist und erinnert den Kunden rechtzeitig, mit Terminvorschlag.
- Das System merkt sich beim Auftrag, wann die nächste Wartung fällig ist
- Sechs Wochen vorher: Erinnerung mit Link zu freien Terminen
- Der Kunde bucht selbst, der Termin steht in deiner WartungstourFolgeauftrag
- vorher erinnert, automatisch
- 6 Wochen
- vergessene Wartungstermine
- 0
Unterm Strich
Derselbe Dienstag. Ohne den Abend im Büro.
Zieh den Regler. Beim Kunden ändert sich nichts. Weg fällt das Drumherum, das heute in den Abend rutscht.
Heute · 21:10
Danach · 19:30
Heute nach Feierabend
- Zwei Angebote abtippen
- Rechnungen schreiben, Kontoauszug abgleichen
- Mails beantworten, die seit Freitag liegen
Danach, einmal am Tag
- Angebotsentwürfe prüfen und freigeben, 15 Minuten
- Rechnungen und Erinnerungen: ein Klick
- Anfragen sind beantwortet, Termine gebucht
Wo frisst dein Büro die meiste Zeit?
Du erzählst, wie eine Anfrage heute bei dir durchläuft. Wir zeigen dir drei Aufgaben, die ab nächster Woche ohne dich laufen.
20 Minuten, kostenlos, per Videocall.
Zusammenarbeit
Wie wir das bei dir einrichten.
Du musst nichts lernen und nichts einrichten. Von dir brauchen wir Zugänge und ein paar Stunden.
-
1
Erstgespräch mit Zeitfresser-Check.
20 Minuten per Videocall. Drei Aufgaben, ein Preisrahmen.
-
2
Wir gehen deine Abläufe durch.
Von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Was am meisten Zeit spart, kommt zuerst.
-
3
Wir richten es ein.
Mit der Lösung, die zu deinen Abläufen passt, auf deinen Zugängen. Dazu eine kurze Einweisung für dich und dein Team.
-
4
Es läuft. Wir bleiben dran.
Wir passen an, wenn sich im Betrieb etwas ändert, und nehmen uns dann den nächsten Ablauf vor.
Wer wir sind
Du arbeitest direkt mit uns beiden.
Felix Sander
Strategie, Marketing & Wachstum
Felix baut Marken und Marketing, von der Strategie bis zur Umsetzung. Er hat Produkte international eingeführt und Marketingteams aufgebaut.
- Strategie
- Marketing
- Digitalisierung & KI
Daniel Schmunk
Systeme, Vertrieb & Automatisierung
Daniel baut die Technik dahinter. Anfragen, CRM und Vertriebsabläufe, dazu die Automatisierungen, die deinem Team Arbeit abnehmen.
- Vertrieb
- Automatisierung
- CRM & Systeme
- Digitalisierung & KI
Häufige Fragen
Was meistens gefragt wird.
Muss ich mich mit Technik auskennen?
Nein. Du zeigst uns, wie es heute läuft. Einrichten, verbinden und testen übernehmen wir. Im Alltag merkst du vor allem, dass Dinge erledigt sind.
Welche Software brauche ich dafür?
Das legen wir fest, wenn wir deine Abläufe kennen. Entscheidend ist, was zu deinem Betrieb passt. Wir wählen aus, richten ein und zeigen dir, wie du damit arbeitest.
Was, wenn automatisch etwas Falsches an Kunden rausgeht?
Alles Heikle landet vorher bei dir: Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen. Du siehst den Entwurf und klickst auf Freigeben. Automatisch läuft nur, was du ausdrücklich willst.
Was passiert mit unseren Daten?
Alles läuft auf deinen Zugängen und bleibt bei dir, auch wenn wir irgendwann nicht mehr zusammenarbeiten. Bei der Auswahl der Werkzeuge achten wir auf die DSGVO.
Lohnt sich das auch für einen kleinen Betrieb?
Gerade da. In kleinen Betrieben macht der Chef das Büro selbst, abends und am Wochenende. Jede Stunde, die frei wird, ist eine Stunde beim Kunden oder mit der Familie.
Nimmt das meinen Leuten die Arbeit weg?
Es nimmt ihnen das Abtippen, Suchen und Hinterhertelefonieren ab. Die Zeit fließt in das, wofür du sie eingestellt hast.
Womit fangen wir an, und was kostet das?
Mit dem Ablauf, der am meisten Zeit frisst. Welcher das ist, finden wir im kostenlosen Erstgespräch heraus. Der Aufbau ist ein Festpreis, den du vorher schriftlich bekommst.
Der nächste Schritt
Zwanzig Minuten. Dann weißt du, wo du anfängst.
Du erzählst, was dich im Büro am meisten Zeit kostet. Wir zeigen dir drei Aufgaben, die ohne dich laufen könnten. Passt es nicht, sagen wir das sofort.
- Zeitfresser-Check: drei konkrete Aufgaben
- Preisrahmen im selben Gespräch
- Kein Verkaufsgespräch
- 1Termin wählen
- 2Deine Angaben
Wähle einen Tag